Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk

Hoang Administratie is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming. Dat betekent dat de verantwoordelijkheid voor de verwerking bij Hoang Administratie zelf ligt en niet bij de opdrachtgever. Dit volgt uit de richtsnoeren die de beroepsorganisaties voor administratie- en belastingadvieskantoren samen met de Autoriteit Persoonsgegevens hebben opgesteld: wie de administratie beoordeelt en daarover adviseert, treedt op als verwerkingsverantwoordelijke en niet als verwerker.

Er is geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Dat is voor een kantoor van deze omvang niet verplicht. Vragen over je gegevens kun je stellen via bovengenoemd e-mailadres.

2. Op wie deze verklaring betrekking heeft

3. Welke gegevens worden verwerkt

Afhankelijk van je relatie tot Hoang Administratie kunnen de volgende categorieën worden verwerkt:

a. Naam- en adresgegevens: naam, adres, woonplaats, geboortedatum, geboorteplaats en nationaliteit.

b. Contactgegevens: telefoonnummer en e-mailadres.

c. Identificatiegegevens: gegevens van een identiteitsbewijs, burgerservicenummer, KvK-nummer en btw-identificatienummer.

d. Financiële en fiscale gegevens: bankrekeningnummers, factuurgegevens, aangifte-informatie, jaarcijfers en de onderliggende administratie.

e. Wwft-gegevens: alles wat nodig is voor het cliëntenonderzoek, waaronder gegevens over uiteindelijk belanghebbenden, het risicoprofiel en de uitkomst van het onderzoek.

f. Communicatiegegevens: de inhoud van e-mails, WhatsApp-berichten, telefoonnotities en berichten in de boekhoudsoftware.

g. Technische gegevens: IP-adres en browsergegevens van websitebezoekers.

Burgerservicenummer. Dit wordt uitsluitend verwerkt voor zover de wet dat voorschrijft, namelijk voor het doen van belastingaangiften.

Bijzondere categorieën persoonsgegevens in de zin van artikel 9 AVG worden in beginsel niet verwerkt. Blijkt dat in een individueel geval toch noodzakelijk voor de uitvoering van een opdracht, bijvoorbeeld bij specifieke zorgkosten als aftrekpost, dan gebeurt dat alleen op grond van een wettelijke uitzondering of met uitdrukkelijke toestemming.

4. Hoe deze gegevens worden verkregen

De meeste gegevens komen rechtstreeks van jou: doordat je klant wordt, contact opneemt via het contactformulier of het intakeformulier, stukken aanlevert of de website bezoekt.

Daarnaast worden gegevens verkregen uit andere bronnen. Het gaat om het Handelsregister van de Kamer van Koophandel, het UBO-register, openbare bronnen, de vooraf ingevulde aangifte van de Belastingdienst, en de administratie die een klant aanlevert. In die administratie kunnen persoonsgegevens van derden voorkomen, zoals klanten en leveranciers van die klant. Ben je een dergelijke derde, dan is deze verklaring ook op jou van toepassing.

5. Waarom en op welke grondslag

Er wordt niet aan commerciële profilering of geautomatiseerde besluitvorming gedaan.

6. Met wie gegevens worden gedeeld

Gegevens worden alleen gedeeld voor zover dat nodig is voor de dienstverlening, voortvloeit uit een wettelijke verplichting of een ander gerechtvaardigd doel dient. Het gaat om:

a. De Belastingdienst en andere overheidsinstanties, voor aangiften, uitstelverzoeken en wettelijke verplichtingen.

b. De Financial Intelligence Unit Nederland, uitsluitend bij een wettelijk verplichte melding van een ongebruikelijke transactie.

c. Softwareleveranciers, hostingpartijen en andere ICT-dienstverleners die als verwerker in opdracht van Hoang Administratie gegevens verwerken. Met deze partijen zijn verwerkersovereenkomsten gesloten. Het betreft in ieder geval e-Boekhouden (boekhoudsoftware), Fiscaal-online, Netlify (hosting van de website en verwerking van het contactformulier en het intakeformulier) en Google (e-mail, en de notificaties van formulierinzendingen die per e-mail binnenkomen).

d. Andere professionele adviseurs zoals advocaten en fiscalisten, voor zover relevant voor een opdracht en na overleg met de klant.

e. Banken, financiers en verzekeraars, voor zover relevant voor een opdracht of voor de afwikkeling van een aansprakelijkheidskwestie.

f. Toezichthouders en beroepsorganisaties, waaronder Bureau Toezicht Wwft, voor zover wettelijk vereist.

g. Een deurwaarder of incassobureau, uitsluitend bij structureel uitblijven van betaling.

h. WhatsApp (Meta Platforms Ireland Limited), als je via WhatsApp contact opneemt. WhatsApp verwerkt die berichten en de bijbehorende gegevens deels onder eigen verantwoordelijkheid. Lees daarvoor ook het privacybeleid van WhatsApp.

Persoonsgegevens worden niet verkocht en niet gebruikt voor commerciële marketing door derden.

7. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

De website wordt gehost door Netlify, een aanbieder met een moederonderneming in de Verenigde Staten. De gegevens die je via het contactformulier verstuurt, kunnen daardoor buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt. Die doorgifte vindt uitsluitend plaats op basis van een geldig mechanisme onder hoofdstuk V AVG, namelijk de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie in combinatie met de verwerkersovereenkomst van Netlify.

De e-mail wordt verzorgd door Google, eveneens een aanbieder met een moederonderneming in de Verenigde Staten. Google is gecertificeerd onder het EU-US Data Privacy Framework; dat vormt de grondslag voor die doorgifte, naast de standaardcontractbepalingen in de verwerkersovereenkomst van Google.

Neem je contact op via WhatsApp, dan kunnen je gegevens ook buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt door Meta Platforms, Inc., de moederonderneming van WhatsApp. Meta Platforms, Inc. is gecertificeerd onder het EU-US Data Privacy Framework.

Bij de overige leveranciers, waaronder e-Boekhouden en Fiscaal-online, vindt de verwerking binnen de Europese Economische Ruimte plaats.

8. Hoe lang gegevens worden bewaard

Gegevens worden niet langer bewaard dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, met inachtneming van de wettelijke bewaarplichten. Als uitgangspunt geldt:

a. Fiscale en administratieve gegevens: zeven jaar na afloop van het boekjaar waarop zij betrekking hebben, op grond van artikel 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen en artikel 2:10 lid 3 Burgerlijk Wetboek. Voor gegevens over onroerende zaken geldt tien jaar.

b. Gegevens uit het cliëntenonderzoek: vijf jaar na beëindiging van de zakelijke relatie of na uitvoering van de transactie, op grond van artikel 33 Wwft.

c. Dossiergegevens die van belang kunnen zijn bij een aansprakelijkheidsclaim: tot maximaal zeven jaar na beëindiging van de opdracht, gelet op de verjaringstermijn van artikel 3:310 Burgerlijk Wetboek.

d. Correspondentie en contactverzoeken die niet tot een opdracht leiden: maximaal twaalf maanden.

e. Technische loggegevens van de website: conform de bewaartermijn van de hostingpartij.

Na afloop van deze termijnen worden gegevens vernietigd of geanonimiseerd.

9. Beveiliging

Er zijn passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeoorloofde toegang en onrechtmatige verwerking. Daaronder vallen versleutelde verbindingen, tweefactorauthenticatie op alle systemen waarin klantgegevens staan, toegang uitsluitend voor wie die nodig heeft, periodieke beoordeling van leveranciers, en het uitwisselen van gevoelige stukken via de beveiligde omgeving van de boekhoudsoftware.

Communicatie via e-mail en WhatsApp is niet volledig te beveiligen. Voor gevoelige stukken wordt daarom altijd de beveiligde omgeving gebruikt.

Bij een datalek wordt beoordeeld of melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan betrokkenen nodig is. Als dat zo is, gebeurt dat binnen de wettelijke termijn van tweeënzeventig uur.

10. Cookies

De website plaatst geen cookies en gebruikt geen analysetools, trackingsoftware of advertentiepixels. De hostingpartij legt wel technische gegevens vast die nodig zijn om de website te laten functioneren en te beveiligen. Voor het plaatsen van niet-noodzakelijke cookies wordt vooraf toestemming gevraagd.

11. Je rechten

Op grond van de AVG heb je de volgende rechten:

Het recht op wissing geldt niet voor gegevens die op grond van de fiscale bewaarplicht of de Wwft moeten worden bewaard. Zolang die termijnen lopen, kan aan een verwijderverzoek geen gevolg worden gegeven.

Een verzoek stuur je naar info@hoang-administratie.nl. Om te voorkomen dat gegevens bij de verkeerde persoon terechtkomen, kan om aanvullende identificatie worden gevraagd. Je krijgt binnen één maand na ontvangst antwoord. Die termijn kan met twee maanden worden verlengd als het verzoek complex is; daarover word je dan binnen de eerste maand geïnformeerd.

12. Klachten

Vind je dat er niet zorgvuldig met je gegevens wordt omgegaan, neem dan eerst contact op via info@hoang-administratie.nl, zodat we er samen uit kunnen komen. Je hebt daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

13. Wijzigingen

Deze verklaring kan worden aangepast, bijvoorbeeld bij gewijzigde wetgeving of een wijziging in de gebruikte software. De actuele versie staat altijd op deze pagina. De datum bovenaan geeft aan wanneer de verklaring voor het laatst is gewijzigd. Bij ingrijpende wijzigingen word je daarover langs passende weg geïnformeerd.

14. Contact

Vragen of opmerkingen over deze verklaring of over de omgang met je persoonsgegevens: info@hoang-administratie.nl of +31 6 13349624.